เมื่อเร็วๆ นี้ ผมได้มีโอกาสเข้าไปวางระบบ (Implement) ให้กับลูกค้ารายหนึ่ง และมีความคืบหน้าที่ดีและรวดเร็วมาก จึงอยากจะแชร์องค์ประกอบที่ทำให้การวางระบบที่ค่อนข้างประสบความสำเร็จกรณีนี้ให้ฟังกันครับ
เริ่มต้นเลย ทางผู้บริหารอยากจะเห็นการใช้งานที่เป็นรูปเป็นร่างเร็วๆ (คงเหมือนกันทุกท่าน) และเข้าใจว่าเป็นงานสำคัญที่ต้องมีคนดูแล นั่นคือ ผู้บริหารได้สละเวลามาดูแลใกล้ชิดและ ให้อำนาจกับทางทีมวางระบบของลองกองในระดับที่เพียงพอกับการประสานงาน และช่วยย้ำเตือนพนักงานและผู้ใช้งานทุกคนให้ตื่นตัว และให้มีทัศนคติในแง่ดีต่อการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้
ก่อนเริ่มการวิเคราะห์ทางทีมผู้แทนผู้ใช้งาน ทำการบ้านมาดีมาก คือ ทั้งอ่านคู่มือมาก่อน ลองเล่น และจดบันทึกสิ่งที่สงสัย และคาดหวังไว้ตั้งแต่ต้น เราก็ได้ปรับจูนความต้องการในภาพรวมได้ดี ทำให้ประสานงานกันง่ายขึ้นด้วย
เมื่อเริ่มวิเคราะห์ เราใช้ข้อมูลจริง เอกสารจริงๆ ที่ใช้งานอยู่มาทดลองเลย พร้อมกับคุยไปด้วย ทำให้เห็นภาพได้ง่ายว่า ลักษณะการทำงานปัจจุบันที่ทำอยู่ กับการบันทึกลงระบบพจมานแตกต่างกันอย่างไร แล้วจะปรับกันเข้าหากันได้อย่างไรบ้าง
เมื่อสรุปการทำงานได้พอสมควร ก็เข้าสู่ช่วง Workshop ทางฝั่งโครงการ ก็ทำการบ้านโดยการทำ BOQ ได้อย่างเรียบร้อยเรียกว่าแทบไม่ต้องแก้เลย ก็สามารถเดินต่อไปทำงานอื่นๆ ได้เลย และทำให้รายงานเหมือนอย่างที่ต้องการเลย และทางทีมยังเลือกใช้ข้อมูลในโครงการ ที่เป็นโครงการที่จะใช้งานต่อไปจริงๆ เลย ก็เหมือนทำงาน Rekey นำไปล่วงหน้าก่อน ทำให้ช่วงที่จะนำมาใช้จริงนั้นประหยัดเวลาลงด้วย
สรุปก็คือ ปัจจัยที่จะทำให้การวางระบบมีความคืบหน้าที่ดีคือ
1. ทัศนคติที่พร้อมรับการเปลี่ยนแปลง ทั้งผู้บริหาร ทีมทำงาน และผู้จะใช้งาน
2. ทีมทำงานที่เข้าใจ บทบาทหน้าที่ มีอำนาจ และเวลาในการที่จะทำงานเฉพาะเหล่านี้
3. ข้อมูล และเอกสารที่นำมาทดลอง และใช้ เป็นของจริง ใช้งานจริง ทำให้ลดช่องว่างของความเข้าใจผิดต่างๆที่อาจเกิดขึ้นได้
ธีรบูลย์ อริยสุทธิวงศ์
Co-Founder / Deputy Managing Director
Longkong Studio Co., Ltd.
