ลองกองสตูดิโอ ผู้พัฒนาโปรแกรมบัญชีและบริหารต้นทุนรับเหมาก่อสร้าง

สองสัปดาห์ที่แล้ว หลายคนอาจจะตกใจกับ “fax แจ้งงดการ support ชั่วคราว” แล้วได้รับคำชี้แจ้งจากทางลองกองไปว่า เป็นการหยุดชั่วคราวเพื่อไปสัมมนากัน ซึ่งหัวข้อที่เราตั้งกันไว้ว่าจะไปสัมมนา คือการปิดโครงการจัดทำ Standard workflow ขึ้นมาเพื่อเป็นมาตรฐานในการวางระบบโปรแกรมพจมาน ให้ไปในทิศทางเดียวกัน และเพื่อให้ลูกค้าทุกบริษัทสามารถใช้โปรแกรมของเราได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ซึ่งทางเราเห็นเป็นเรื่องสำคัญที่สุด

ผมเองก็ผ่านการสัมมนามาหลายครั้งต้องยอมรับว่าครั้งนี้เป็นครั้งที่หนักที่สุดเท่าที่เคยผ่านมา เพราะไม่คิดว่าจะต้องประชุมและสรุปงานกันจนดึกดื่นขนาดนั้น (ในคืนแรกและคืนที่สองกว่าจะเลิกก็เกือบห้าทุ่มเลยทีเดียว กว่าจะได้นอนก็เลยเที่ยงคืนไปแล้วเลยครับ) โดยการสัมมนาครั้งนี้เราไปกันที่อัมพวา ซึ่งคิดว่าเพื่อให้มีบรรยากาศในการมุ่งมั่นในการทำ Standard Workflow ให้สำเร็จ ซึ่งสถานที่ประชุมก็คือ อาคารของอบต. ตรงข้ามกับ รีสอร์ทที่เราพักกันนั่นเองครับ

สำหรับการสัมมนาวันแรกนั้นพวกเราประกอบด้วย ทีมผู้วิเคราะห์ระบบ (Business Analysis Team) โดยได้แบ่งออกเป็นสามกลุ่มย่อยให้แยกทำกันไปทำกลุ่มละสามระบบ ได้แก่

1. ระบบควบคุมต้นทุน (Cost Control)
2. ระบบจัดซื้อ (Purchasing)
3. ระบบจัดจ้าง (Sub-Contract) เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นใหม่
4. ระบบบัญชี (Accounting)
5. ระบบเจ้าหนี้ (Account Receivables)
6. ระบบลูกหนี้ (Account Payables)
7. ระบบการเงิน (Finance)
8. ระบบคลังวัสดุ (Inventories)
9. ระบบสินทรัพย์และเครื่องจักรเครื่องมือ (Assets & Equipments)เป็นส่วนที่ปรับปรุงใหม่

โดยมีเป้าหมายเพื่อสรุปตามหัวข้อที่กำหนดไว้ ประกอบด้วย การแตกย่อยกรณีต่างๆ การทำยอดยกมา การใช้แบบฟอร์ม การตรวจรายงาน และองค์ความรู้ต่างๆ ซึ่งก็ผ่านไปได้ด้วยดี (หลังจากผ่านการประชุมรวมหัวกันคิดอย่างหนัก) เพื่อใช้ในการวางระบบให้กับลูกค้าบริษัทต่างๆ
ต่อมาในวันที่สองตอนบ่าย พวกเราจึงเริ่มทำให้แต่ละกลุ่ม ออกมานำเสนอสิ่งที่ได้ไปคิดกันมา แล้วจึงมาหาข้อสรุปในประเด็นที่ตกค้างอยู่ เพื่อให้ได้ระบบที่ดีที่สุดซึ่งสามารถทำงานด้วยโปรแกรมพจมานได้อย่างเต็มความสามารถ ในช่วงนี้เองก็เป็นการส่งทอดองค์ความรู้ให้กับกลุ่มอื่นๆนั่นเอง

ส่วนในวันที่สาม เราจึงได้มีการสรุปกระบวนการวางระบบ ที่เราเรียกว่า “Implementation process” ซึ่งจะต้องใช้หลักการบริหารอีกสองอย่างที่สำคัญได้แก่ การบริหารโครงการ (Project Management) และ การบริหารความเปลี่ยนแปลง (Change Management) ในการเข้ามาช่วยให้การวางระบบโปรแกรมประสบความสำเร็จและตรงเวลาตามที่ลูกค้าบริษัทิต่างๆต้องการได้ หลังจากนั้นเราจึงให้ตัวแทนที่เป็นผู้ดูแลหลักในแต่ละระบบ นำมาเสนอให้กับฝ่ายพัฒนา และ ฝ่ายขาย เพื่อเสริมความมั่นใจปรับปรุงมาตรฐานการวางระบบของฝ่ายปฏิบัติการมากขึ้น และเข้าใจในทิศทางการพัฒนาโปรแกรมให้สามารถใช้งานได้ตอบความต้องการได้มากขึ้น (หลังจากเพิ่มระบบจัดจ้างและระบบสินทรัพย์แบบใหม่)

แล้วก็จบด้วยการเลี้ยงฉลองความสำเร็จกันด้วยอาหารเย็นมื้อใหญ่ที่ดอนหอยหลอด ซึ่งก็ถือว่าพวกเราประสบความสำเร็จเป็นอย่างมากในการสัมมนาครั้งนี้ เพราะสามารถเพิ่มระดับการวางระบบของผู้วิเคราะห์ระบบ (Business Analyst) มีมาตรฐานเพิ่มขึ้น อย่างไรก็ตามพวกเราก็ยังต้องมีการพัฒนาปรับปรุงมาตรฐานให้มีรายละเอียดเพิ่มขึ้นต่อไปอีก โดยหลังจากนี้จะเริ่มนำมาตรฐานดังกล่าวมาใช้กับลูกค้าบริษัทิที่รับบริการวางระบบ (Implementation Service) ของเราต่อไป

สมพล เลิศมณีทวีทรัพย์
Operation Manager
Longkong Studio Co., Ltd.