ลองชมบทสัมภาษณ์ของผู้รับเหมาก่อสร้างที่ใช้ Pojjaman.CBS ตาม ลิงค์นี้ คุณคงจะพอเห็นว่าผู้รับเหมาที่ใช้ซอฟต์แวร์ ERP สำหรับธุรกิจรับเหมา ได้รับประโยชน์แตกต่างจากการใช้ซอฟต์แวร์บัญชีทั่วไปอย่างไร…
ผู้รับเหมาจำนวนมาก เมื่อเริ่มมองหาซอฟต์แวร์มาช่วยในการบริหารธุรกิจ มักจะเริ่มจากการมองหาซอฟต์แวร์บัญชีมาตรฐานซักตัวนึง ที่ราคาประหยัด ใช้งานง่ายและไม่ซับซ้อน ซอฟต์แวร์แพ็คเกจพวกนี้สามารถใช้งานได้ดีสำหรับธุรกิจรับเหมาซึ่งผู้บริหารยังต้องดูแลหน้างานและช่วยแก้ไขปัญหาเป็นกิจวัตร และฝากภาระการจัดการเรื่องบัญชีไว้กับระบบซอฟต์แวร์ แต่เมื่อธุรกิจรับเหมาเติบโตขึ้น มีบุคลากรเพียงพอ ผู้บริหารก็จะเปลี่ยนบทบาทมาให้ความสำคัญกับการวางแผนและควบคุม และพบว่าธุรกิจรับเหมาต้องการการจัดการข้อมูลที่ดีมากกว่าแค่ฟังก์ชั่นด้านบัญชี จึงจะยิ่งทำให้ธุรกิจขยายตัวต่อไปได้อย่างยั่งยืน
ความแตกต่างเบื้องต้นของซอฟต์แวร์เฉพาะทางสำหรับธุรกิจรับเหมา กับ ซอฟต์แวร์บัญชีทั่วไป คือ ฟังก์ชั่นการทำงานที่ออกแบบมาครบถ้วนสำหรับธุรกิจรับเหมา ในขณะที่ซอฟต์แวร์บัญชีทั่วไปมุ่งเน้นเพียงเรื่องการทำบัญชี, การปิดบัญชี, การบริหารงานเบื้องต้น หรืออย่างมากก็มีฟังก์ชั่นเกี่ยวกับการจัดการต้นทุนพื้นฐาน แต่ฟังก์ชั่นการจัดการงบประมาณโครงการ (BOQ), การจัดสรรต้นทุนขั้นสูงในมุมองแบบ Work Breakdown Structure, การจัดการเงินงวดโครงการ, การจัดจ้างผู้รับเหมาช่วง, การหักเงินประกันผลงาน (Retention) รายการเปลี่ยนแปลงงาน (Variation Order) และการจัดการเครื่องจักรก่อสร้าง คือสิ่งที่ไม่มี หรือมีแต่ไม่สมบูรณ์ อย่างไรก็ตามซอฟต์แวร์เฉพาะทางสำหรับธุรกิจยังคงมีฟังก์ชั่นพื้นฐานของ ERP ทั่วไป เช่น ระบบจัดซื้อ ระบบบัญชี เจ้าหนี้ ลูกหนี้ ระบบการเงิน ระบบคลังวัสดุ ที่ออกแบบมาตามลักษณะเฉพาะของธุรกิจรับเหมา เชื่อมโยงข้อมูลระหว่างหน้างานกับสำนักงานแบบ online ซึ่งทำให้เห็นประโยชน์ที่สำคัญ 3 ด้านใหญ่ๆ ได้แก่ 1.กระบวนการทำงานที่ต่อเนื่อง 2.ปรับปรุงประสิทธิภาพด้านรายงานเพื่อผู้บริหาร และ 3.มีระบบการควบคุมที่ดี
กระบวนการทำงานที่ต่อเนื่อง
ที่ผ่านมาผู้รับเหมาก่อสร้างส่วนใหญ่ มักมอบหมายให้วิศวกรโครงการหรือผู้จัดการโครงการเป็นฝ่ายทำรายงานเกี่ยวกับการควบคุมต้นทุนด้วย Excel ในขณะที่ฝ่ายบัญชีก็บันทึกบัญชีด้วยโปรแกรมบัญชีทั่วไป ซึ่งถึงเป็นการทำงานซ้ำซ้อนตรวจสอบอ้างอิงกันได้ยาก และมักจะเกิดความผิดพลาดบ่อยครั้ง ทั้งๆ ที่กระบวนการทำงานทั้งสองส่วนล้วนเกี่ยวข้องกัน รวมไปถึงระบบประมูลและตั้งงบประมาณโครงการด้วย ซอฟต์แวร์เฉพาะทางสำหรับธุรกิจรับเหมาสามารถแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ เนื่องจากฟังก์ชั่นเหล่านี้เชื่อมโยงกัน เพียงบันทึกข้อมูลจากกิจกรรมต้นทาง ข้อมูลดังกล่าวจะสามารถนำไปใช้ในระบบถัดๆ ไปได้ โดยไม่ต้องมาเสียเวลาป้อนข้อมูลใหม่ ลดงานซ้ำซ้อนและโอกาสผิดพลาด เพิ่มประสิทธิภาพให้กับบุคลากรได้
ปรับปรุงประสิทธิภาพรายงานเพื่อผู้บริหาร
เมื่อกิจการรับเหมาเติบโตขึ้น ยิ่งต้องให้ความสำคัญกับระบบรายงาน ซึ่งต้องให้เห็นทั้งภาพกว้างและสามารถเจาะลึกลงไปในรายละเอียดของรายการที่สนใจได้ ด้วยรายงานที่มีการตรวจสอบซึ่งกันและกันระหว่างฟังก์ชั่น เช่นระบบบัญชี ระบบการเงิน และระบบควบคุมต้นทุน นอกจากนี้ระบบรายงานของซอฟต์แวร์เฉพาะสำหรับธุรกิจรับเหมายังมีมุมมองอื่นๆ นอกรายงานด้านการบัญชี เช่น มุมมองของวิศวกร มุมมองสำหรับผู้บริหารอีกด้วย
ระบบการควบคุมที่ดี
ระบบการควบคุมต้นทุนด้วย Excel แบบเดิม อาจจะไม่สามารถทำให้ควบคุมต้นทุนมีประสิทธิภาพได้ เนื่องจากเป็นระบบที่ยืดหยุ่นเกินไป เปิดให้มีการแก้ไขได้มาก หรือแม้แต่ซอฟต์แวร์บัญชีบางตัว ยังสามารถเปิดให้มีการลบและแก้ไขรายการบางประเภทได้ ในองค์กรขนาดเล็กเรื่องนี้อาจจะดูไม่สำคัญ แต่สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการควบคุมและติดตามธุรกรรมต่างๆ อย่างเป็นระบบ เพื่อป้องกันการปรับแต่งข้อมูลโดยเจตนา หมกปัญหา หรือแม้แต่การทุจริต ระบบเอกสารของซอฟต์แวร์เฉพาะสำหรับธุรกิจรับเหมา จะต้องสามารถตรวจสอบย้อนกลับ อ้างอึงถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องได้ หากมีการแก้ไขเอกสาร จะต้องทำตามลำดับขั้นตอนจากเอกสารที่เกี่ยวข้องด้วย รวมถึงบันทึกการเปลี่ยนแปลง และผู้แก้ไขข้อมูล ในรายการนั้นๆด้วย
สำหรับผู้รับเหมาก่อสร้างที่ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีทั่วไปที่มีพนักงานตั้งแต่ 4-5 ขึ้นไป การเปลี่ยนมาใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะสำหรับธุรกิจรับเหมาจะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพ และทำให้ผู้บริหารมีข้อมูลที่พร้อมสำหรับการตัดสินใจและเป็นประโยชน์ต่อการควบคุมต้นทุนมากยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม มันก็ไม่ใช่เรื่องง่าย ในการที่จะเปลี่ยนระบบมาเป็นซอฟต์แวร์เฉพาะสำหรับธุรกิจรับเหมา เนื่องจากเป็นระบบขนาดใหญ่ ซึ่งมีการทำงานเชื่อมโยงกันทุกแผนก จึงจำเป็นต้องมีการวางระบบที่เหมาะสม เพื่อลดระยะเวลาและต้นทุนในการลองผิดลองถูก ผู้เชี่ยวชาญการวางระบบซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจรับเหมา จะเข้าไปวิเคราะห์ระบบการทำงานปัจจุบันและเสนอมาตรฐานการทำงานในการใช้งานซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมสำหรับแต่ละองค์กรได้ ซึ่งสามารถเลือกวางระบบได้ตามระดับความพร้อมขององค์กร ทำให้มั่นใจได้ว่าการลงทุนในซอฟต์แวร์เฉพาะสำหรับธุรกิจรับเหมานี้จะไม่สูญเปล่า
ซอฟต์แวร์เฉพาะสำหรับธุรกิจรับเหมา กำลังกลายเป็นสิ่งที่มีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจรับเหมาที่ต้องการเติบโต พร้อมรับสถานการณ์เศรษฐกิจที่ผันผวน และการแข่งขันที่รุนแรง…
ไผท ผดุงถิ่น
Co-Founder / Business Development Manager
Longkong Studio Co., Ltd.
ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง:
รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Pojjaman.CBS | ระบบประมูล | ระบบบัญชี | ระบบควบคุมต้นทุน
